Wprowadzenie KSeF wymaga gruntownej zmiany sposobu fakturowania. Wcześniejsze obiegi papierowe i mailowe zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi w formacie XML, z nadanym przez system Ministerstwa numerem KSeF. Dlatego jednym z podstawowych błędów jest brak planowania i analizy wewnętrznych procesów przed rozpoczęciem wdrożenia. Brak przygotowania prowadzi do sytuacji „last minute” – zwłoka skutkuje chaosem organizacyjnym, niedopracowanymi ustawieniami systemu i dużą liczbą odrzuconych faktur.
Kluczowe jest opracowanie harmonogramu prac z odpowiednim wyprzedzeniem – nie czekać na ostatni moment.
Należy przeanalizować każdy etap obiegu dokumentów od powstania zobowiązania do zaksięgowania zapłaty.
Warto powołać zespół wdrożeniowy i ustalić role odpowiedzialnych osób.
Działania zapobiegawcze:
– Aktywacja konta KSeF i nadanie uprawnień użytkownikom.
– Przeszkolenie pracowników obsługujących fakturowanie.
– Przegląd i aktualizacja procedur wystawiania faktur oraz umów z kontrahentami.
– Weryfikacja integracji systemu księgowego z KSeF i przetestowanie wysyłania faktur w środowisku testowym Ministerstwa Finansów. Dobrze zaplanowane wdrożenie minimalizuje ryzyko problemów i przyspiesza płynne przejście na e-fakturowanie.
Brak procedur awaryjnych i monitoringu
Kolejnym częstym błędem jest brak przygotowania scenariuszy awaryjnych. Nieprzewidziane sytuacje mogą uniemożliwić wysłanie faktury w terminie. Brak planu awaryjnego grozi sankcjami podatkowymi za nieterminowe wystawienie dokumentów.
Zapewnienie ciągłości łączy: warto podpisać umowę z zapasowym dostawcą internetu lub posiadać modem LTE.
Zastępowalność pracowników: określ osoby rezerwowe, które przejmą obowiązki fakturowania w razie nieobecności kluczowych pracowników.
Procedury offline: opracuj procedurę wystawiania faktur „offline” (np. w plikach XML z certyfikatem) oraz ich późniejszego przekazania do systemu KSeF po przywróceniu łączności.
Automatyzacja kolejkowania: niektóre narzędzia do KSeF automatycznie kolejkowały wysyłkę faktur w razie przerwy w działaniu systemu, co znacznie ułatwia pracę.
Regularny monitoring działania systemu jest równie ważny – brak nadzoru powoduje, że odrzucone dokumenty mogą pozostać niezauważone przez dłuższy czas.
Nieaktualizowane procedury i polityka rachunkowości
Wiele jednostek popełnia błąd nieaktualizowania wewnętrznych procedur i polityki rachunkowości przed wdrożeniem. KSeF zmienia sposób obiegu faktur w całej organizacji. Przykładowo, po wysłaniu faktury do KSeF nie da się jej edytować – w razie błędu jedyną opcją jest wystawienie faktury korygującej. Oznacza to, że pracownicy muszą być przeszkoleni w nowej procedurze korygowania faktur w systemie KSeF.
W fakturach ustrukturyzowanych nie ma miejsca na dodatkowe informacje przyczepiane „poza systemem” – specyfikacje czy protokoły należy przekazywać odbiorcom oddzielnie. Niewłaściwe przygotowanie szablonu faktury (np. brak obowiązkowych pól czy błędny format daty) skutkuje odrzuceniem dokumentu. Należy również uwzględnić specyfikę JSFP – często stosuje się dodatkowe pola, jak numer wydziału czy klasyfikacja budżetowa, które system księgowy powinien automatycznie uzupełniać.
Centrum Verte zaleca opracować nowe instrukcje obiegu dokumentów i zaktualizować politykę rachunkowości, uwzględniając wymogi KSeF. Zaniedbanie tego kroku powoduje zamieszanie: np. brak jasnych reguł postępowania z fakturami w trybie offline czy z poprawkami bywa jedną z najczęstszych przyczyn problemów zgłaszanych przez jednostki.
Niewłaściwe oprogramowanie i integracja
KSeF wymusza korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania. Faktura ustrukturyzowana to plik XML z określonym schematem FA(2), więc do jej wygenerowania i przesłania konieczna jest aplikacja zgodna ze specyfikacją MF. Typowym błędem jest próba ręcznego dodawania faktur przez portal KSeF – przy większym wolumenie dokumentów proces ten jest uciążliwy i podatny na pomyłki.
Niewłaściwy wybór narzędzia do obsługi KSeF utrudnia automatyzację: wiele programów księgowych oferuje tylko podstawową wysyłkę XML bez zaawansowanej weryfikacji czy automatycznego pobierania faktur przychodzących. Skutkuje to koniecznością ręcznej korekty błędów i utratą korzyści płynących z cyfryzacji. Eksperci rekomendują wybór systemu ERP lub dedykowanego modułu z pełną integracją API KSeF, który m.in. automatycznie odbiera faktury zakupowe i waliduje dane przed wysyłką. Niedostosowany system może także nie obsługiwać procedury Offline24h wprowadzanej przez MF – należy sprawdzić, czy oprogramowanie wspiera wystawianie faktur z certyfikatem przedsiębiorstwa oraz późniejsze przesłanie ich do KSeF.
Uprawnienia i komunikacja organizacyjna
System KSeF bazuje na strukturze ról i uprawnień – brak uporządkowanej polityki dostępu jest krytycznym błędem w JSFP. Konieczne jest więc przydzielenie ról większemu gronu pracowników – np. osobom wystawiającym i odbierającym faktury – oraz regularna weryfikacja nadanych uprawnień. Wskazane jest także powołanie zespołu wdrożeniowego w jednostce, który opracuje wewnętrzne instrukcje, harmonogram działań i plan szkoleń.
Komunikacja wewnątrz struktury JSFP to kolejna potencjalna pułapka. W systemie KSeF jedna faktura może dotyczyć np. jednostki gminy i szkoły jednocześnie – jeśli dokument „wpadnie” na niewłaściwy NIP (np. gminy zamiast szkoły), może zostać przeoczona.
Podsumowanie
Wdrażając KSeF, jednostki sektora finansów publicznych muszą unikać zaniechania i pośpiechu. Zmiana ta dotyczy całej organizacji. Uniknięcie typowych pułapek opisanych powyżej zwiększy szanse na sprawne przejście na e-fakturowanie. Cenne wskazówki i przygotowanie organizacyjne znajdziesz szkoleniu online organizowanym przez Centrum Szkoleń Verte.
