W związku ze zmianami w prawie podatkowym wielu płatników VAT zastanawia się, czym jest krajowy system e-Faktur, dla kogo KSeF będzie obowiązkowe, od kiedy zacznie obowiązywać, jak z niego korzystać i do czego służy. KSeF to platforma teleinformatyczna do wystawiania oraz otrzymywania faktur elektronicznych, ułatwiająca proces udostępniania i wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Znacząco usprawni on migrowanie faktur między podmiotami. Wystawiający fakturę nie będzie musiał wysyłać jej bezpośrednio do nabywcy. Ten bowiem będzie mógł znaleźć ją w swoim profilu KSeF po uprzednim zalogowaniu. Obowiązkiem sprzedającego będzie natomiast udostępnienie faktury w tymże systemie. Do tej pory faktury ustrukturyzowane były systemem dobrowolnym, od 1 lipca 2024 roku system e-Faktur KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich płatników VAT. Tym bardziej warto uprzednio zapoznać się z podstawowymi zasadami działania tego rewolucyjnego systemu do faktur, który obejmie niebawem wszystkie transakcje B2B.
Czym jest e-Faktura ustrukturyzowana?
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?
Do czego służy KSeF – zalety korzystania z programu
Jak zalogować się w krajowym systemie e-Faktur
Czym jest e-Faktura ustrukturyzowana?
E-faktura, jako forma fakturowania transakcji towarów i usług, jest dostępna dla płatników VAT od dłuższego czasu. Do tej pory sprzedawcy i nabywcy towarów i usług mogli wybierać spośród trzech rodzajów faktur. Sprzedawca usługi lub towaru mógł wystawić fakturę papierową, fakturę elektroniczną w formie PDF lub XML z podpisem elektronicznym, jak również fakturę elektroniczną ustrukturyzowaną, a więc wystawianą przy pomocy nowej platformy Krajowego Systemu e-Faktur. Obecnie ta ostatnia opcja jest dobrowolna, co oznacza, że sprzedawca może zdecydować się ją wystawić, a nabywca może, lecz nie musi wybrać tego formatu odbioru faktury. Od 1 lipca 2024 roku wszystkie transakcje B2B będą musiały zostać objęte rejestrem KSeF. W największym skrócie: faktura ustrukturyzowana to taka, która została wystawiona w KSeF, a system przydzielił jej numer identyfikacyjny.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF
Magazynowanie faktur papierowych wiąże się z koniecznością ich bieżącej archiwizacji, a także z zagospodarowaniem na nie dodatkowego miejsca w biurze czy siedzibie firmy. Faktury opatrzone podpisem elektronicznym wyeliminowały ten problem. Warto jednak pamiętać, że w przypadku utraty danych na dysku, na którym są magazynowane, jak i awarii sprzętu informatycznego, na którym sprzedawca lub odbiorca faktury je archiwizuje, możemy bezpowrotnie utracić do nich dostęp, co może mieć przykre konsekwencje w przypadku konieczności corocznego rozliczenia faktur przez płatnika. Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF jest bardzo proste i intuicyjne dzięki przyjaznemu interfejsowi programu, a przy okazji nie musimy martwić się o utratę danych czy zniszczenie archiwum w konsekwencji zdarzeń losowych. E-faktura zostaje uznana za wystawioną w dniu, w którym została przesłana do rejestru KSeF. Data wygenerowania faktury w systemie jest też równoznaczna z datą otrzymania faktury przez nabywcę. W momencie wystawienia faktury w KSeF system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny. Sama zawartość faktury nie ulega zmianie wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF. Ministerstwo Finansów wskazało cztery rodzaje pól na fakturach ustrukturyzowanych: pola obligatoryjne, logiczne, fakultatywne i opcjonalne. Bez tych pierwszych, do których zaliczymy numer faktury, datę jej wystawienia i NIP sprzedawcy, udostępnienie faktur ustrukturyzowanych jest niemożliwe.
Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur?
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? To pytanie, które zadaje dzisiaj tysiące przedsiębiorców. Udostępnianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF dostępne jest od początku działania systemu, podobnie jak ich odbieranie. Trzeba jednak podkreślić, że dla wszystkich płatników VAT obowiązek korzystania z programu wchodzi w życie wraz z dniem 1 lipca 2024 i obejmie wszystkie transakcje B2B. Ci, którzy zostali podmiotowo i/lub przedmiotowo zwolnieni z tego terminu, będą zobligowani wykorzystywać nowy program do faktur od 1 stycznia 2025.
Do czego służy KSeF – zalety korzystania z programu
Poza oczywistą wygodą i szybkością udostępniania e-faktury w systemie KSeF nowa platforma oferuje również szereg innych funkcjonalności, w tym m.in.: przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym przez system, analizę i kontrolę prawidłowości danych na fakturach, weryfikowanie zgodności faktur z wzorem czy powiadamianie podatnika o wielu kluczowych kwestiach w zakresie odrzuceniu faktury czy braku możliwości jej wystawienia.
Jak zalogować się w krajowym systemie e-Faktur
Do systemu KSeF logowanie jest niezwykle proste. Dzięki uwierzytelnieniu naszych danych i autoryzacji uzyskujemy dostęp do platformy i jej funkcjonalności w takim zakresie, w jakim posiadamy uprawnienia. Podatnik może także upoważnić konkretną osobę fizyczną do wykonania pewnych czynności związanych z wystawieniem, korektą lub odbiorem e-faktury w systemie.
