Gdy składamy sprawozdanie finansowe do KRS przez pełnomocnika, przenosimy na adwokata albo radcę prawnego cały etap zgłoszenia w Repozytorium Dokumentów Finansowych w Portalu Rejestrów Sądowych. My przygotowujemy dokumenty i dbamy o to, żeby były kompletne, a pełnomocnik zajmuje się stroną techniczną, czyli poprawnym wprowadzeniem zgłoszenia, dołączeniem załączników i podpisaniem samego zgłoszenia w RDF.
To rozwiązanie bywa kluczowe, gdy pojawiają się przeszkody po stronie zarządu, na przykład brak numeru PESEL ujawnionego w KRS, kłopot z profilem zaufanym albo trudność w zebraniu podpisów elektronicznych na czas.
Kiedy pełnomocnik jest najlepszym wyborem?
Pełnomocnik jest najlepszym wyborem wtedy, gdy chcemy złożyć sprawozdanie finansowe do KRS bez ryzyka, że zgłoszenie w RDF utknie na formalnościach. W wielu spółkach problemem nie są liczby w sprawozdaniu, tylko dostęp do Portalu Rejestrów Sądowych i warunek, aby osoba składająca miała ujawniony numer PESEL. Gdy zarząd tworzą cudzoziemcy albo PESEL nie jest wpisany, samodzielna wysyłka potrafi się zablokować, a pełnomocnik pozwala przejść procedurę sprawnie.
Sięgamy po pełnomocnika także wtedy, gdy brakuje profilu zaufanego, podpis kwalifikowany wygasł albo zarząd jest rozproszony i zbieranie podpisów elektronicznych trwa zbyt długo.
Wspólnie pilnujemy kolejności: podpisy pod plikiem XML, komplet uchwał, a dopiero potem podpis pod samym zgłoszeniem.
Dużą wartość daje wsparcie, gdy pakiet dokumentów jest szerszy, na przykład dochodzi sprawozdanie z działalności lub raport biegłego. Weryfikacja dat i załączników ogranicza ryzyko wezwań. Dzięki temu unikamy cofnięcia zgłoszenia i nerwowego poprawiania plików.
Największy sens widać po terminie, na przykład po 15 lipca przy roku kalendarzowym, albo gdy przyszło pismo z sądu. Szybka, poprawna reakcja zmniejsza ryzyko grzywien i postępowania przymuszającego.
Jak wygląda proces złożenia sprawozdania do KRS przez pełnomocnika?
Proces zaczynamy od zebrania dokumentów, które mają trafić do Repozytorium Dokumentów Finansowych, oraz od ustalenia, czy spółka ma już uchwały i komplet podpisów elektronicznych. Na tym etapie szybko wychodzą braki, na przykład podpis na pliku XML, niezgodna data uchwały albo brak sprawozdania z działalności, gdy jest wymagane.
Potem przekazujemy pełnomocnikowi komplet plików i dane spółki, a także umocowanie do działania w naszym imieniu. Pełnomocnik weryfikuje formalnie dokumenty, sprawdza spójność nazw, formatów i podpisów oraz przygotowuje zgłoszenie w Portalu Rejestrów Sądowych, w części RDF.
Dalej wykonywane jest składanie sprawozdań finansowych do KRS, czyli dodanie właściwych załączników do zgłoszenia i podpisanie samego zgłoszenia w systemie. To inna czynność niż podpisanie sprawozdania jako dokumentu finansowego.
Na końcu otrzymujemy potwierdzenie wysyłki i możemy spokojnie archiwizować komplet wraz z dowodami złożenia, co pomaga, gdy pojawią się pytania z sądu albo od kontrahentów.
Jakie ryzyka ogranicza pełnomocnik i gdzie najczęściej powstają błędy?
Pełnomocnik ogranicza ryzyko, że zgłoszenie w RDF utknie na formalnościach, a spółka dostanie wezwanie z sądu rejestrowego. Najczęściej potknięcia wynikają z błędów technicznych i braków w dokumentach, a nie z samej treści sprawozdania.
Typowe problemy to brak wymaganych podpisów elektronicznych pod plikiem XML, pomylenie tego podpisu z podpisem pod zgłoszeniem w systemie, albo dołączenie niepełnego pakietu uchwał. Zdarza się też rozjazd dat, na przykład uchwała ma inną datę niż zatwierdzenie, co komplikuje liczenie terminu na wysyłkę do KRS.
Po stronie ryzyka jest też ignorowanie korespondencji z sądu. Gdy pismo przyjdzie i nie zareagujemy na czas, rośnie szansa postępowania przymuszającego i grzywien, a przy dłuższych zaległościach sytuacja robi się coraz trudniejsza do odkręcenia.
Jak przygotować się do współpracy z pełnomocnikiem?
Zanim zaczniemy współpracę z pełnomocnikiem, zbieramy numer KRS, rok obrotowy i datę zatwierdzenia sprawozdania, bo od niej liczy się termin zgłoszenia w RDF.
Następnie przygotowujemy komplet plików: sprawozdanie finansowe w XML z podpisami elektronicznymi oraz uchwały o zatwierdzeniu i podziale zysku albo pokryciu straty, a gdy trzeba, także sprawozdanie z działalności i raport biegłego.
Sprawdzamy, czy w KRS ujawniono PESEL osób reprezentujących i czy nie przyszło wezwanie z sądu.
Ustalamy też, kto ma kontakt z księgowością, aby szybko uzupełniać braki podpisów.
