W dzisiejszych czasach, gdzie technologia i cyfryzacja odgrywają kluczową rolę w prowadzeniu biznesu, przetwarzanie danych osobowych stało się nieodzowną częścią procesu zarządzania personelem. Dlatego też niezwykle istotne jest zrozumienie i przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy. W tym artykule przedstawimy omówienie kluczowych aspektów tego zagadnienia, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych).
Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
RODO i inne przepisy
W Unii Europejskiej, kluczowym aktem prawnym regulującym kwestie przetwarzania danych osobowych jest RODO. W Polsce dodatkowe przepisy dotyczące danych osobowych zawarte są także w Ustawie o Ochronie Danych Osobowych oraz w Kodeksie Pracy.
Zasady przetwarzania danych
RODO wprowadza siedem fundamentalnych zasad przetwarzania danych, które muszą być przestrzegane przez pracodawców: zgodność z prawem, rzetelność, przejrzystość, ograniczenie celu, minimalizacja danych, dokładność, ograniczenie przechowywania i integralność oraz poufność.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników
Zgoda pracownika
Pracodawcy często przetwarzają dane osobowe pracowników na podstawie zgody. Warto jednak pamiętać, że w relacjach pracodawca-pracownik zgoda może nie być uważana za dobrowolną z powodu nierówności stron. Pracodawcy powinni w związku z tym polegać na innych podstawach prawnych przewidzianych w RODO.
Dane niezbędne do zawarcia umowy o pracę
Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o pracę. Obejmuje to np. dane kontaktowe, numer konta bankowego czy informacje o wykształceniu.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych
Pracodawca ma obowiązek przechowywania niektórych dokumentów pracowniczych, takich jak umowy o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu czy dokumenty związane z ubezpieczeniem społecznym.
Monitorowanie pracowników
Monitorowanie pracowników, np. przez kamery w miejscu pracy czy monitoring aktywności na komputerach służbowych, jest formą przetwarzania danych osobowych. Pracodawca powinien jednak pamiętać o zachowaniu proporcji i respektowaniu prywatności pracowników. Wymagane jest również poinformowanie pracowników o zakresie i celu monitoringu.
Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy
Szczególne kategorie danych
W procesie rekrutacji pracodawcy mogą zbierać i przetwarzać dane osobowe kandydatów. Należy jednak pamiętać o szczególnych kategoriach danych (tzw. „dane wrażliwe”), które są szczególnie chronione przez RODO. Obejmuje to dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań religijnych, itp. Przetwarzanie takich danych jest zasadniczo zakazane, chyba że istnieje wyraźna podstawa prawna do tego.
Zgoda kandydata
W wielu przypadkach przetwarzanie danych osobowych kandydatów odbywa się na podstawie ich zgody. Przykładem może być sytuacja, gdy kandydat przesyła swoje CV do firmy. Ważne jest jednak, aby zgoda była wyraźna, informowana i dobrowolna.
Przechowywanie danych kandydatów
Pracodawcy powinni być ostrożni w przechowywaniu danych osobowych kandydatów po zakończeniu procesu rekrutacji. Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania, dane powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane.
Prawa osób, których dane dotyczą
Prawo dostępu do danych
Pracownicy i kandydaci mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, które są przetwarzane przez pracodawcę. Oznacza to, że mogą zażądać kopii danych oraz informacji o tym, jak te dane są przetwarzane.
Prawo do sprostowania
Jeśli dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne, osoba, której dane dotyczą, ma prawo zażądać ich sprostowania lub uzupełnienia.
Prawo do usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”)
W określonych sytuacjach, pracownicy i kandydaci mają prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych, na przykład gdy dane te nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Osoba, której dane dotyczą, może zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych sytuacjach, na przykład gdy kwestionuje dokładność danych.
Zobowiązania pracodawców
Ochrona danych od początku projektowania
Pracodawcy powinni zwracać uwagę na ochronę danych już na etapie projektowania systemów i procesów, a także wdrażać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
Dokumentacja i rejestry działalności przetwarzania
Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji i rejestrów dotyczących przetwarzania danych osobowych, co umożliwia monitorowanie i udowodnienie zgodności z przepisami prawa.
Ocena skutków dla ochrony danych
W przypadku gdy przetwarzanie danych może wiązać się z dużym ryzykiem dla praw i wolności osób fizycznych, pracodawcy powinni przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych.
Powiadomienie o naruszeniach danych osobowych
W przypadku naruszenia danych osobowych, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić odpowiedni organ nadzorczy i w niektórych przypadkach osoby, których dane dotyczą.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy jest skomplikowanym procesem, który wymaga przestrzegania wielu przepisów prawnych. Właściwe zarządzanie danymi i zrozumienie obowiązków pracodawcy w tym zakresie jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z prawem i ochrony prywatności osób, których dane dotyczą.
